Lang niet iedereen heeft plezier in het bijwerken van de administratie. Voor veel ondernemers is het een klus die maandelijks (of per kwartaal) ongewenst staat te wachten, want de aangifte omzetbelasting moet immers weer de deur uit!
Toch zijn er tegenwoordig een aantal interessante mogelijkheden die het een stuk eenvoudiger en vooral sneller maken om je boekhouding bij te werken! Op deze manier houd je meer tijd over voor jouw core-business.
Enkele tips:
-
Vrijwel alle banken bieden de mogelijkheid om bankmutaties te downloaden naar je computer. Deze mutaties kunnen tegenwoordig in veel administratiepakketten worden ingelezen. Het handmatig overnemen van mutaties is dus verleden tijd!
-
Er bestaan steeds meer administratiepakketten die de mogelijkheid bieden om (inkoop)facturen te scannen. Mede dankzij OCR (Optical Character Recognition) wordt factuurinformatie herkend en alvast voorbereid. Het verwerken van inkoopfacturen wordt hiermee vereenvoudigd en versneld. Hoeveel informatie automatisch wordt herkend is sterk afhankelijk van het administratiepakket en de ingescande factuur.
-
Maak gebruik van de mogelijkheid om betaalbestanden te genereren door jouw administratiepakket. Op deze manier kun je gemakkelijk het overzicht bewaren over de onbetaalde facturen. Tevens worden betalingen die op deze wijze worden verricht vaak automatisch aan de juiste inkoopfactuur gekoppeld. Dit scheelt weer een extra handeling!
-
Tot slot bieden verschillende administratiepakketten de mogelijkheid om gegevens in te lezen op allerlei manieren. Maak je bijvoorbeeld voor de facturatie gebruik van andere software of heb je een webshop? Dan zijn er vaak mogelijkheden om deze systemen te koppelen of om gegevens in te lezen in jouw administratie.
Bovenstaande tips kunnen helpen bij het efficiënter verwerken van jouw administratie. Het is waarschijnlijk een zeer beperkt deel van de mogelijkheden. Mijn boodschap is: ‘investeer in het optimaliseren van je administratie, deze tijd verdien je later met gemak terug!‘
27 jaar ׀ Accountant ׀ Student Registeraccountant ׀ Voetbal
Bedankt voor je inzichten Rob! Ga er gelijk mee aan de slag.